Termos de uso e privacidade

1. O que é o SMK Empresas

O SMK Empresas é um sistema oferecido pela SMK Administração e Consultoria Ltda. (CNPJ 60.224.521/0001-54), a "SMK", às empresas que são suas clientes de contabilidade. Ele reúne o cadastro dos clientes da empresa, notas fiscais, cobrança por Pix, extrato do banco e os impostos da empresa.

O uso do sistema faz parte do contrato de serviços contábeis entre a SMK e a empresa. Estes termos complementam esse contrato.

2. Acesso

O acesso é feito só por convite da SMK ou do administrador da empresa. Cada login é pessoal e intransferível: não compartilhe sua senha nem o link de acesso.

Cada pessoa vê apenas o que o seu perfil permite. A assistente cuida dos clientes e emite as notas; o dinheiro e os impostos ficam só com o administrador.

O administrador é responsável por dar e retirar o acesso de quem trabalha na empresa.

3. Responsabilidades da empresa

Cadastrar dados verdadeiros e atualizados dos seus clientes, que são quem recebe as notas fiscais.

Conferir o valor e a descrição de cada nota antes de emitir: a nota sai em nome da empresa, com valor fiscal.

Informar aos seus clientes pessoas físicas que os dados deles são usados para cobrança e emissão de nota fiscal, e atender aos pedidos que eles fizerem sobre esses dados.

Conferir as notas e as cobranças enviadas aos clientes e avisar a SMK de qualquer erro.

4. Responsabilidades da SMK

Manter o sistema funcionando, com cuidado razoável de segurança e cópias de segurança dos dados.

Configurar a emissão das notas fiscais em nome da empresa, conforme o cadastro e as autorizações dadas, e calcular e preparar as guias de impostos com base nas informações recebidas.

Tratar os dados da empresa e dos clientes dela apenas para prestar o serviço, conforme a Política de Privacidade abaixo.

5. Disponibilidade e mudanças

O sistema pode passar por manutenções e melhorias. Mudanças importantes nestes termos serão avisadas e pedirão um novo aceite.

Quando o contrato terminar, a empresa pode pedir a cópia dos seus dados. Depois disso, os dados são apagados, exceto o que a lei obriga a guardar (veja a seção de prazos na Política de Privacidade).

1. Quem decide e quem trata os dados

Dados dos clientes da empresa: a empresa é a controladora (decide para que os dados servem). A SMK é a operadora: trata esses dados em nome da empresa e só para prestar o serviço contratado.

Dados de quem usa o sistema (nome, e-mail, telefone e registros de acesso): a SMK é a controladora.

2. Quais dados são tratados

Clientes da empresa: nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço, telefone, e-mail, valores, notas fiscais e pagamentos.

Empresa: dados cadastrais, fiscais e bancários, extratos enviados, documentos, sócios e pró-labore, e guias de impostos.

Usuários: nome, e-mail, telefone, perfil de acesso, data e hora dos acessos e das ações realizadas no sistema.

3. Para que os dados são usados

Emitir notas fiscais, gerar cobranças, conciliar pagamentos e fazer a contabilidade, a folha dos sócios e os impostos da empresa.

Bases legais: execução do contrato (art. 7º, V), cumprimento de obrigação legal e regulatória, como a emissão de nota, o eSocial e a guarda de documentos fiscais (art. 7º, II), e o exercício regular de direitos (art. 7º, VI).

Os dados não são vendidos nem usados para publicidade.

4. Com quem os dados são compartilhados

Prefeituras e Receita Federal, para emitir notas fiscais e cumprir obrigações fiscais e previdenciárias.

Bancos e instituições de pagamento, para cobranças por Pix e leitura de extratos.

Fornecedores de tecnologia contratados pela SMK (hospedagem do sistema e banco de dados em nuvem), que seguem padrões de segurança de mercado. Alguns podem guardar dados fora do Brasil, sempre com as garantias previstas no art. 33 da LGPD.

5. Segurança

Conexão criptografada, separação dos dados de cada empresa no próprio banco de dados, acesso por perfil, certificado digital guardado cifrado e registro de quem fez o quê no sistema.

Se acontecer um incidente de segurança que possa trazer risco aos titulares, a SMK avisa a empresa e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), como manda o art. 48 da LGPD.

6. Por quanto tempo os dados ficam guardados

Enquanto durar o contrato com a empresa.

Notas, documentos fiscais e registros contábeis ficam guardados pelo prazo exigido em lei (no mínimo 5 anos), mesmo depois do fim do contrato.

Passados esses prazos, os dados são apagados ou anonimizados.

7. Direitos dos titulares

Qualquer pessoa pode pedir confirmação, acesso, correção, eliminação, portabilidade ou informação sobre o uso dos seus dados (art. 18 da LGPD).

Clientes da empresa fazem o pedido à empresa; a SMK ajuda a empresa a responder. Usuários do sistema fazem o pedido diretamente à SMK.

Contato do encarregado de dados da SMK: [e-mail de privacidade da SMK].